Az üzleti rendezvények szervezése esetén elsőkörben érdemes átgondolni, milyen típusú eseményről lesz szó. Egy kis céges csapatépítő buli vagy egy több száz fős évértékelő rendezvény esetén ugyanis eltérő típusú helyszínt kell választani. Ezt követően értelemszerűen meg kell határozni a résztvevők számát. Viszont ez még csak a kezdet, rengeteg teendő vár ránk. Összeszedtük, hogy mire kell figyelni!

Mindennek az alapja: a megfelelő helyszín

A helyszín kiválasztása kardinális kérdés egy céges rendezvény szervezése esetén. Egyrészt megmutatja, hogy a vállalat mit képvisel, mit mutat magából a dolgozók vagy a külsősök számára.

Egy szűkös, sötét rendezvényterem alkalmatlan arra, hogy jó hangulatú eseményt hozzunk létre. Érdemes figyelembe venni, hogy inkább tágas vendéglátóhelyet válasszunk, ahol mindenki kényelmesen helyet tud foglalni, és lehetőség nyílik a kollégákkal vagy üzleti partnerekkel történő beszélgetésekre. Kerüljük a nagyon zajos helyeket!

Ha ebédben vagy vacsorában gondolkodunk, akkor természetesen az adott hely kínálatát is szemügyre kell venni. Ebben az esetben nem ajánlott a túlságosan különleges, nemzetközi konyha felé venni az irányt, hiszen előfordulhat, hogy a résztvevők többsége nem kedveli az adott fogásokat. Maradjunk a jól bevált, magyaros ízeknél, ezekkel nehéz mellélőni!

Amikor a munka kerül előtérbe

Ha formális eseményt tervezünk, ahol a kapcsolatépítésen kívül valóban munka is történik (például workshop, értekezlet, konferencia vagy tréning) akkor még nagyobb hangsúlyt kell kapnia a nyugalomnak. Egy nyüzsgő, belvárosi étterem esetén, ahol nincs külön konferenciaterem, zavaró lehet a csend és nyugalom hiánya.

Jó, ha felszerelt konferenciatermet választunk, hiszen a technikai eszközöket körülményes szállítani. Sok helyen biztosítanak laptopot, flipchart táblát, megfelelő hangtechnikát, mikrofont, illetve internetkapcsolatot, ezek megkönnyíthetik a rendezvény lebonyolítását.

Természetesen ez nem zárja ki azt, hogy a résztvevők étkezzenek az esemény során. Egyre több vendéglátóhely gondoskodik az ital- és ételkínálatról ilyenkor is, hogy az esemény valóban zavartalanul és gördülékenyen tudjon lezajlani.